주주총회 서면결의서
주주총회를 열지 않고 서면으로 결의하는 방법입니다. 주주 전원이 동의해야 하고, 자본금 10억 원 미만 회사가 대상입니다.
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주주가 한두 명인 회사에서도 등기를 하려면 주주총회 결의가 필요합니다. 임원을 바꾸거나 사업 목적을 고치거나 본점을 옮길 때가 그렇습니다. 그런데 가족끼리 하는 회사에서 형식을 갖춰 총회를 여는 것은 번거롭습니다.
그래서 상법은 작은 회사에 길을 열어 두었습니다. 주주 전원이 서면으로 동의하면 총회를 열지 않아도 결의한 것으로 봅니다. 이때 쓰는 서류가 주주전원의 서면결의서입니다.
근거와 요건
상법 제363조 제4항이 근거입니다. 조문은 두 가지를 함께 허용합니다.
- 주주 전원이 동의하면 소집절차 없이 주주총회를 열 수 있습니다.
- 결의할 사항에 대해 주주 전원이 서면으로 동의하면, 총회를 열지 않고 서면결의만으로 총회 결의를 갈음할 수 있습니다.
| 요건 | 내용 |
|---|---|
| 회사 규모 | 자본금 총액 10억 원 미만 |
| 동의 범위 | 주주 전원. 한 사람이라도 빠지면 안 됩니다 |
| 동의 방식 | 서면으로 합니다 |
| 효력 | 주주총회의 결의와 같은 효력이 있습니다 |
정족수를 따질 일이 없습니다
주주총회 결의에는 보통결의와 특별결의가 있고, 사안에 따라 필요한 찬성 비율이 다릅니다. 그런데 서면결의에서는 이것을 계산할 일이 없습니다.
서면결의는 주주 전원이 동의해야 성립하기 때문입니다. 전원이 동의했다는 것은 곧 전원이 출석해 전원이 찬성한 것과 같습니다. 그래서 보통결의든 특별결의든 모두 서면결의로 할 수 있습니다.
무엇이 편해지나
| 구분 | 일반 절차 | 서면결의 |
|---|---|---|
| 소집통지 | 총회일 2주 전 (소규모회사는 10일 전) | 필요 없습니다 |
| 총회 개최 | 정해진 장소에 모여야 합니다 | 열지 않아도 됩니다 |
| 의사록 | 총회 의사록을 작성합니다 | 서면결의서로 갈음합니다 |
| 의사록 공증 | 받아야 하는 경우가 있습니다 | 면제됩니다 (공증인법 제66조의2 단서) |
| 걸리는 시간 | 통지 기간만 열흘 이상 | 서류가 모이면 바로 |
준비 서류
총회를 열지 않는 대신, 주주 전원이 실제로 동의했다는 것을 서류로 증명해야 합니다. 그래서 인감이 중요해집니다.
| 서류 | 비고 |
|---|---|
| 주주전원의 서면결의서 | 결의할 내용을 적습니다 |
| 주주 동의서 | 주주 각자가 그 결의에 동의한다는 서면입니다. 실무에서는 결의서와 나누어 두 장으로 씁니다 |
| 주주 각자의 인감증명서 | 동의서에 찍은 인감의 증명서입니다. 반드시 첨부해야 합니다 |
| 주주명부 | 누가 주주인지 확인하는 서류입니다. 법인인감을 날인합니다 |
두 장으로 나누어 씁니다
한 장에 몰아 쓰지 않고 결의서와 동의서를 나누는 것이 실무입니다. 결의서는 무엇을 결의했는지를, 동의서는 주주 각자가 그것에 동의한다는 뜻을 담습니다.
| 서류 | 적는 내용 |
|---|---|
| 서면결의서 | 회사의 상호와 본점 소재지, 결의 날짜, 결의할 사항. 등기부에 올라갈 내용을 그대로 적습니다 |
| 주주 동의서 | 주주의 성명과 주소, 보유 주식 수, 위 결의에 동의한다는 뜻, 기명날인 또는 서명 |
아래는 본 사무소가 만든 한 쌍입니다. 같은 날짜, 같은 회사, 같은 결의사항으로 결의서와 동의서를 한 장씩 씁니다.
어떤 등기에 쓰나
주주총회 결의가 필요한 등기라면 모두 쓸 수 있습니다. 실무에서 자주 쓰이는 것은 다음과 같습니다.
- 임원변경등기 — 이사와 감사를 뽑을 때
- 임원 중임등기 — 임기가 끝난 임원이 계속할 때
- 목적변경등기 — 사업 목적을 고칠 때
- 본점이전등기 — 본점을 다른 곳으로 옮길 때
- 상호변경등기 — 회사 이름을 바꿀 때
- 유상증자 등기 — 정관 변경이 따르는 경우
실제 서면결의서로 본 쓰임새
본 사무소가 등기에 쓴 서면결의서들입니다. 앞부분 문구는 같고, 결의사항만 일에 따라 달라집니다.
이사회는 서면결의를 할 수 없습니다
여기서 자주 혼동이 생깁니다. 주주총회는 서면결의가 되지만 이사회는 되지 않습니다. 이사회는 이사들이 실제로 의견을 주고받아야 한다고 보기 때문입니다.
| 구분 | 주주총회 | 이사회 |
|---|---|---|
| 서면결의 | 자본금 10억 원 미만이면 가능합니다 | 원칙적으로 안 됩니다 |
| 원격 참여 | — | 모든 이사가 음성을 동시에 주고받는 방식이면 가능합니다 |
| 근거 | 상법 제363조 제4항 | 상법 제391조 제2항 |
소규모회사에는 다른 특례도 있습니다
서면결의는 자본금 10억 원 미만 회사에 주어진 여러 특례 가운데 하나입니다. 회사를 세우거나 운영하실 때 함께 알아 두시면 좋습니다.
| 항목 | 일반 | 소규모회사 |
|---|---|---|
| 이사 수 | 3명 이상 | 1명 또는 2명도 됩니다 |
| 감사 | 두어야 합니다 | 두지 않아도 됩니다 |
| 소집통지 | 총회일 2주 전 | 10일 전. 전원 동의 시 생략 |
| 주주총회 결의 | 총회를 엽니다 | 서면결의로 갈음할 수 있습니다 |
| 설립 시 정관 | 공증인의 인증 | 발기인의 기명날인·서명으로 됩니다 |
| 설립 시 주금 납입 | 주금납입보관증명서 | 잔고증명서로 됩니다 |
놓치기 쉬운 점
- 자본금이 10억 원 이상이면 쓸 수 없습니다. 증자로 자본금이 늘었다면 그다음부터는 총회를 열어야 합니다.
- 주주가 바뀌었는데 주주명부를 고치지 않았다면, 서면결의서의 주주와 실제 주주가 달라져 문제가 됩니다.
- 주주 한 사람이 연락되지 않으면 서면결의를 할 수 없습니다. 이때는 정식으로 총회를 소집해야 합니다.
- 이사회 결의가 필요한 사항은 서면결의로 갈음되지 않습니다.
얼마나 걸리나
주주 전원의 서명과 인감증명서만 모이면 바로 등기를 접수할 수 있습니다. 총회를 열어야 하는 경우와 비교하면 소집통지 기간만큼 앞당겨집니다. 서류를 우편으로 주고받아도 되므로 주주가 멀리 있어도 진행됩니다.
자주 묻는 질문
주주가 저 혼자인데도 서면결의서를 써야 하나요?
혼자여도 결의는 필요합니다. 다만 총회를 여는 형식을 갖출 필요 없이 서면결의서 한 장으로 끝납니다. 1인 회사에서 이 제도가 가장 유용합니다.
주주 한 명이 반대하면 어떻게 되나요?
서면결의는 전원 동의가 요건이라 성립하지 않습니다. 이때는 정식으로 주주총회를 소집해 정족수에 따라 결의해야 합니다.
서면결의서도 공증을 받아야 하나요?
받지 않습니다. 자본금 10억 원 미만 회사의 서면결의는 의사록 공증이 면제됩니다(공증인법 제66조의2 단서). 대신 주주 각자의 인감증명서와 주주명부로 진정성을 확인합니다.
막도장을 찍어도 되나요?
안 됩니다. 주주 각자가 개인 인감을 찍고 인감증명서를 함께 내야 합니다.
자본금이 10억 원이 넘으면 방법이 없나요?
서면결의는 쓸 수 없습니다. 다만 소집통지 기간을 지켜 총회를 열면 되고, 주주가 적다면 실제로 모이는 것이 어렵지 않은 경우가 많습니다.
이사회 결의도 서면으로 하면 안 되나요?
이사회는 서면결의가 원칙적으로 인정되지 않습니다. 다만 모든 이사가 음성을 동시에 주고받는 방식, 즉 전화회의나 화상회의는 가능합니다.
주주가 멀리 살거나 해외에 있어도 되나요?
됩니다. 서면결의서를 우편으로 주고받으면 됩니다. 다만 해외 거주자는 인감증명서 대신 다른 서류가 필요할 수 있어 미리 확인하는 편이 좋습니다.
비용은 어떻게 되나
서면결의서는 그 자체로 하나의 등기가 아닙니다. 임원변경이나 목적변경 같은 등기를 하면서 총회를 갈음하는 서류로 함께 만들어집니다. 그래서 이 서류만 놓고 보수를 따로 매기지 않습니다. 비용은 그때 하는 등기를 기준으로 정해집니다.
지역마다 가는 곳이 다릅니다. 울산 주주총회 서면결의서